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Order-to-cash Prozess optimieren

Immer mehr Unternehmen sind daran interessiert ihre Kaufprozesse zu optimieren. Oftmals steckt der Wunsch einer Automatisierung oder Digitalisierung des Kaufprozesses dahinter. In diesem Zuge fällt immer häufiger der Begriff "Order to cash"(kurz O2C). Aber was steckt genau hinter O2C und welche Bedeutung hat es für Unternehmen? Wie Sie den Order-to-Cash-Prozess Ihres Unternehmens optimieren können und welche Vorteile Sie hierdurch erzielen, erklären wir Ihnen in unserem Fachbeitrag.

Was versteht man unter Order-to-cash?

Die Order to Cash Definition - wörtlich ins Deutsche übersetzt - bedeutet: "von der Bestellung bishin zur Zahlung". Hiermit ist also der gesamte Bestell- und Kaufprozess aus Lieferantensicht gemeint.

Wieso ist eine automatisierter Order to Cash Prozess so wichtig?
Das Ziel ist es, durch eine Automatisierung der Prozesse die Kaufabwicklung für Kunden und Unternehmen so angenehm und effizient wie möglich zu gestalten. Dabei werden möglichst viele Prozesse mit Hilfe von EDI-Nachrichten unterstützt. Hier werden anstelle von Papierdokumenten, elektronische Dokumente zwischen den beteiligten Parteien, ausgetauscht. Durch die genaue Analyse und Aufnahme der einzelnen Prozesse sollen "Silo-Denkweisen" in einzelnen Abteilungen und Bereichen, durch einheitliche und klare Prozesse, abgelöst werden.

In vielen Unternehmen ist ein Order-to-Cash-Prozess kein Standard, denn dahinter verbirgt sich eine komplexe und abteilungsübergreifende Wertschöpfungskette. 

Konkret gesagt: Um einen Kaufprozess erfolgreich abschließen zu können, wird eine Vielzahl an Abteilungen, interne Abläufe sowie Prozesse, durch ein ERP-System gebündelt und optimiert.

Ziele eines Order-to-Cash-Prozesses

Ziel eines Order-to-Cash-Prozesses ist es:

1. Jederzeit und umgehend Einblick alle Bestellprozesse zu erhalten, um umgehend reagieren und agieren zu können.

2. Durch reibungslose Abläufe die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.

3. Durch effektive und strukturierte Prozesse die Kosten zu senken und somit den Erfolg zu erhöhen.

Grafik: Prozessdarstellung Purchase to Pay
Procure-to-Pay

O2C vs. P2P

Zusammengefasst: Order to Cash (O2C) bezieht sich auf die Wertschöpfungskette innerhalb eines Unternehmens aus der Lieferantenansicht. Kurz gesagt: Von der Bestellung eines Kunden, über die Lieferung & Rechnungsgenerierung bis hin zur Bezahlung.

Dem gegenüber steht Purchase-to-Pay, abgekürzt auch P2P oder Procure-to-Pay genannt. Hierbei geht es um die Beschaffungsseite in einem Unternehmen, sprich von der Bedarfsmeldung bis hin zur Zahlung.

Wie sieht der Order-to-cash Prozess aus?

Ein moderner Order-to-cash Prozess wird mit Hilfe einer EDI-Nachricht abgewickelt.

Hierbei werden elektronische Dokumente zwischen den allen beteiligten Parteien (Kunde, Unternehmen, Lieferanten etc.) ausgetauscht.
In der nachfolgenden Darstellung wird ein möglicher Order-to-cash Prozess erläutert.

Das Unternehmen ist im Order-to-Cash-Prozess der Lieferant.

Bei dem Lieferanten geht eine elektronische Bestellung (ORDERS) des Kunden ein und wird im Lieferanten im ERP-System eingepflegt. Dadurch erfolgt automatisch im ERP-System eine Abfrage über den aktuellen Warenbestand, mögliche Produktions- und Lieferzeiten werden ermittelt und die Bereitstellung der Ware veranlasst.

Aus dem ERP-System heraus kann für den Kunde eine Auftrags- bzw. Bestellbestätigung (ORDRSP) erstellt und elektronisch übermittelt werden. Ebenfalls können in diesem Schritt Änderungen, Stornierungen oder Lieferverzögerungen mitgeteilt werden. Auch nachträgliche Änderungen aufgrund von Lieferengpässen oder Produktionsengpässen werden elektronisch an den Kunden übermittelt.

 

 

 

Wenn die Ware bereitgestellt und bevor die Ware mittels Speditionsunternehmen versendet wird, erhält der Kunde einen Lieferavis mit Ankündigung des Liefertermins. Dies ist für den Kunden insofern wichtig, da er den Liefereingang planen und mögliche Produktionspläne zur Weiterverarbeitung erstellen kann.

Nachdem der Kunde die Ware erhalten hat, bestätigt er mittels elektronischer Bestätigung die Warenempfangsbestätigung (RECADV). Hier wird vom Kunden die Mengen, Qualität, Beschädigungen oder Lieferverlust an den Lieferanten übermittelt.

Wenn die Warenempfangsbestätigung beim Lieferanten eingegangen ist, erfolgt die elektronische Übermittlung der Rechnung (INVOIC). Im optimalen Fall sendet der Kunde dem Lieferanten einen Nachweis der Zahlung mittels Zahlungsavises zu. Nach erhalt der ausstehenden Zahlung ist der gesamte Prozess für Kunden und Lieferanten erfolgreich abgeschlossen.

Eine zwischenmenschliche Kommunikation ist aufgrund der automatisch erstellten EDI Nachrichten nicht mehr notwendig.

order-to-cash-otc-grafik
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Order to cash Prozess Schritte

Bestellung

(Erst-)Kontaktaufnahme, Anfrage durch den Kunden und elektronische Angebotserstellung vom Lieferanten, Angebotsannahme und elektronische Bestellung

Abwicklung

Eingangsbestätigung, Eingabe im ERP System und Ermittlung des Liefertermins, im Hintergrund wird Lagerbestand abgerufen, Warenbestand verglichen, evtl. Produktionspläne erstellt und ein Lieferplan generiert

Lieferung

Elektronische Übermittlung des Transportauftrags an ein Logistikunternehmen, Waren werden im Warenausgang bereitgestellt, Dokumente werden elektronisch erstellt, Versand der Bestellung an den Kunden

Rechnung

Bestellung wird dem Kunden geliefert, automatische Rechnungserstellung (Faktura), elektronische Erfassung der Forderung

Zahlungseingang

Bestätigung des Zahlungseingangs, Abschluss des Order to cash Prozesses

Interim Manager für die Optimierung vom Order-to-Cash Prozess

Durch die Einführung und Etablierung von Order-to-Cash-Prozessen verzeichnen Unternehmen höhere Erfolge. 
Einzelne Prozessschritte sind zu jederzeit und umgehend abrufbar. 
Befindet sich die Bestellung noch im Bestelleingang? Ist sie bereits im Warenausgang? Oder stehen noch fehlende Zahlungen vom Kunden aus?

Mit einem Blick ins System kann jederzeit der Status einer Bestellung abgerufen werden. Die automatisierten und reibungslosen Prozesse erhöhen die Kundenzufriedenheit und stärken die Kundenbeziehung.

Aufgrund der Komplexität und der Individualität jedes Unternehmens sind viele Schritte notwendig, um ein effektiven Order-to-Cash-Prozess zu integrieren.

Ein Interim Manager ist Experte, wenn es um die Integration von effizienten O2C-Prozessen geht. Aufgrund ihrer Expertise und ihren mehrfach erfolgreich abgeschlossenen O2C-Projekten, wissen sie um die Gefahren und Schwachstellen bei der Etablierung von O2C-Prozessen und können diese daher frühzeitig abwenden.

Gerne senden wir Ihnen unverbindlich erste Kandidatenprofile zu.